为了规范植物信息档案查询行为，为了保证植物信息档案的安全性和保密性，为了便于植物信息查询者进行植物信息档案的查询，特制定本查询管理办法。
一、 数字植物园组由园林园艺中心所属，是从事收集、整理和保存园林园艺中心所属植物的信息档案的工作组，负责接待来自植物园内外的关于植物信息档案的查询事务。
二、 数字植物园组目前能提供的植物信息档案内容有植物引种记录信息（含引种号、中文名、拉丁名、科名、定植区、定植数量、定植时间、引种地、用途、分布、生活型、生态型、引种数量十三个子段），植物历年物候观测信息，植物历年生长量观测信息，植物历年寒害观测信息，部分定植植物栽培地点信息和部分植物的照片。
三、 数字植物园组所保存的植物信息档案是植物园园林园艺中心的重要数据资料，必须确保其安全性和保密性。现根据植物信息档案内容的重要程度，将植物信息档案资料的重要程度分为以下三个等级，凡属于 Ⅰ、Ⅱ等级范围内的植物信息 档案，必须填写《植物档案信息查询申请表》。《植物档案信息查询申请表》的审批权限按信息查询人员的来源而不同。
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级别 |
内容 |
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Ⅰ |
以园区或大科为单位的植物引种信息，包含引种号、中文名或拉丁名、定植区、引种地等字段信息的。以属和属以上为单位的物候和生长量观测资料所有或部分种的一年以上资料的。以园区为单位的数字植物园植物定位信息。 |
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Ⅱ |
以属或小科为单位的植物引种信息，包含引种号、中文名或拉丁名、定植区、引种地等字段的。以种为单位的一年以上资料的物候和生长量观测资料。以园区小分区或数量多余 10 的数字植物园植物定位信息。 |
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Ⅲ |
以种为单位的植物引种信息，包括引种号、中文名或拉丁名、引种地等字段的；以种为单位的一年以内的物候和生长量资料资料。以种为单位的数字植物园植物定位信息。 |
四、 数字植物园组接待来自园林园艺中心工作人员，植物园其他部门工作人员、植物园以外单位人员查询植物信息档案。植物档案信息的查询方式可以有发电子邮件、发传真 / 信函、到数字植物园组办公室、打电话四种方式，对于 Ⅰ、Ⅱ级别的植物信息档案不接受电话查询。
五、 数字植物园组是数字植物园组办公地点，也是植物信息档案查询地点，属植物园信息档案保存重地。为确保植物信息档案的安全性和保密性，除非信息档案查询者，不接待其他人员来访。
六、 进入植物数据记录中心的查询植物信息档案的人员必须进行登记；不准携带移动硬盘等任何电子存取设备；未经容许，不准带走植物数据记录中心的任何纸张、文件和电子存取设；不准借用数字植物园组的电脑、移动硬盘使用；不准损坏植物数据记录中心的电子设备和其他物品，不准以任何方式影响数字植物园组植物信息档案保存的安全性和保密性。
七、 发送电子邮件、传真 / 信函、到数字植物园组办公室申请查询 Ⅰ、Ⅱ级别的植物信息档案的，经审批后数字植物园组于 3 个工作日内将查询结果以电子邮件、移动硬盘或打印材料以约定的方式递交信息查询者。
八、 园林园艺中心工作人员 查询 Ⅰ级别植物信息的根据数据量由园林园艺中心领导和植物园领导审批。园林园艺中心工作人员查询Ⅱ级别植物信息不需要审批，但需要进行登记。园林园艺中心工作人员查询Ⅲ级别植物信息的，不需要进行登记。
九、 植物园其他部门工作人员以及植物园以外单位人员 查询 Ⅰ级别植物信息的，根据其查询信息量多少及重要程度，由园林园艺中心领导和植物园领导审批；植物园其他部门工作人员以及植物园以外单位人员查询Ⅱ级别植物信息需经过园林园艺中心领导审批，植物园其他部门工作人员以及植物园以外单位人员查询Ⅲ级别植物信息，需经过数字植物园组工作人员审核和登记。
十、 申请查询Ⅰ、Ⅱ级别植物信息档案在填写 《植物信息查询申请表》并经过相关审批后，申请者必须填写《植物信息使用协议》，否则将不予查询。
十一、 申请者在取得植物信息资料后如违反《植物档案信息使用保证书》中约定，植物园将按相规定追究责任。
十二、 本信息查询办法由园林园艺中心数字植物园组负责解释。
本信息查询办法自 2009 年 2 月 20 日起 执行。
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