各位老师、同学：
根据“西热植园发字[2006]107号文“关于印发《中国科学院西双版纳热带植物园研究生专项基金管理办法》的通知”，为方便我园的研究生申请“研究生专项基金”出国参加会议，现将研究生专项基金申请有关事项通知如下：
1.研究生专项基金申请每年集中受理4次，受理截止日期分别为每年3月30日，6月30日，9月30日和12月30日。为了保证您有充足的时间办理出国手续，请至少在出国前三个月正式提出申请。申请人需要提交的材料有：
1）研究生个人参加会议的申请（见附表，须有导师签字同意）；
2）申请人出国参加会议的学术论文电子版；
3）出国参加会议的名称、时间及会议的相关背景材料，原则上仅支持参加系列性的国际学术会议；
4）会议主办方提供的关于接受申请人作口头报告的函，以及是否获得会议资助的证明材料；
2．研究生专项基金不支持会前会后的考察项目；
3．申请者参加会议归来须在园内作专题报告后方可办理报销手续；
4．当年毕业的研究生需在论文答辩前3个月完成出国任务并办理报销手续；
5.所需材料请以电子版的方式提交到科技外事处李黎明处。邮件地址：lilm@xtbg.ac.cn。
特此通知。
科技外事处
2013年4月3日